Contas a pagar e receber: como ter o controle?

Contas a pagar e receber: como ter o controle?

Sabemos que o contas a pagar e receber é a base para toda a gestão financeira da empresa, mas manter o controle delas não é uma tarefa fácil. Nesse texto iremos aprender de uma forma simples como gerenciá-las. 

 

O que são contas a pagar e receber?

 

Contas a pagar e receber, basicamente, são contas que mensuram a saúde financeira da empresa, para saber se ela está trabalhando de forma sustentável e garantir os saldos positivos, precisando realizar uma análise completa de todas as contas e verificar se há dinheiro suficiente obtido pelas contas a receber, para quitar todas as contas a pagar.

 

Entenda o são cada uma delas:

 

Contas a pagar X contas a receber

 

Contas a pagar

 

São as obrigações financeiras que saem mensalmente do caixa da empresa, seja ela de maneira fixa ou variável, como como o salário dos colaboradores e as compras feitas com fornecedores.

 

Podendo ser também de compra de mercadoria ou matéria-prima, pagamentos de salários e tributos, manutenção da empresa, entre outros gastos.

 

Em outras palavras, é um tipo de conta que registra os compromissos a serem acertados com respectivos fornecedores ou obrigação tributária.

 

É importante ficar atento, pois contas a pagar quando não administradas corretamente, podem acabar se acumulando, o que acarreta dívidas e acaba trazendo sérios problemas financeiros na empresa.

 

Para que isso não ocorra, é fundamental ter um um planejamento e organização, além de um gestor que obtenha um controle financeiro, fazendo um planejamento mensal bem estruturado e conseguindo equilibrar o que sai do caixa com o que entra, através de ferramentas eficazes para o processo. 

 

 

Contas a receber 

 

As contas a receber são os valores que entram no caixa, conseguidos através dos registros de entradas e saídas das vendas da empresa, como por exemplo os valores obtidos com vendas de produtos ou serviços, promissórias e títulos de crédito a favor da empresa.

 

Essencialmente, o contas a receber é a de dinheiro que devem para a empresa, seja de clientes ou fornecedores ou parcelas de venda a prazo.

 

Para equilibrar as finanças do caixa, é fundamental que as contas a receber sejam maiores que os valores das contas a pagar.

 

Para saber se na empresa há  mais contas a receber ou a pagar, é necessário ter um controle de fluxo de caixa.

 

Como fazer um controle das contas a pagar e receber?

 

O controle de ambos deve ser feito de uma forma muito precisa, tendo ciência do exato valor que entra e sai do seu caixa. 

 

Para fazer o gerenciamento deles, é necessário que o registro financeiro do contas a  pagar e receber seja realizado de maneira separada, evitando assim complicações financeiras.

 

Também é válido ressaltar que o gerenciamento deve ser feito por ordem de vencimento, recebimento, importância e valores. 

 

  • Pagar todas as contas em dia;
  • Negociar dívidas;
  • Separar gastos pessoais dos gastos da empresa;
  • Elaborar um planejamento financeiro empresarial;
  • Organizar contas a receber;
  • Organizar um fluxo de caixa;
  • Negociar prazos e valores com clientes inadimplentes.

 

Com isso, o gestor consegue economizar nas contas a pagar, ter consciência das obrigações financeiras e a data exata de vencimento de cada despesa, fazer o levantamento do saldo da empresa e acompanhar os valores a receber. 

 

Para manter o controle de contas a pagar, é preciso:

 

  • Não adquirir muitas dívidas a longo prazo;
  • Pagar as contas em dia, evitando multas, juros e problemas jurídicos;
  • Não gastar mais do que se recebe;
  • Definir o limite máximo de endividamento que a empresa pode assumir;
  • Registrar de maneira segura e precisa os valores a pagar;
  • Usar um sistema financeiro prático e detalhado que permita e facilite o controle assertivo; 
  • Pagar com antecipação os débitos que possuem um desconto considerável.

 

E o controle de contas a receber, deve:

 

  • Organizar as contas a receber por ordem de vencimento;
  • Reduzir a inadimplência;
  • Fazer a cobrança corretamente de cada devedor;
  • Criar um planejamento financeiro a longo prazo; e
  • Oferecer descontos para pagamentos recebidos com antecedência.

 

Dicas de como gerenciar o contas a pagar e receber

 

Para que o gerenciamento seja feito de forma eficiente, é necessário:

 

Registrar todas as movimentações da empresa

 

Sendo o princípio do compliance, toda a movimentação empresarial deve ser registrada, sendo a base para informações como o controle do estoque, custos, produtos e serviços mais vendidos, fluxo de caixa e o ciclo financeiro.

 

Cobrar sistematicamente os clientes inadimplentes

 

Ao atrasar o pagamento, o cliente impacta o cumprimento das suas obrigações junto aos fornecedores. O alto índice de inadimplência impede novas compras por um longo tempo.

 

É preciso cautela ao falar com clientes em débito, e oferecer maneiras de parcelamento da dívida, aumentando as chances de recebimento.

 

Criar um fluxograma de como deve ser feita cada cobrança e ter  o controle atualizado de clientes inadimplentes, com uma lista incluindo o histórico de tentativas de contato, acordos etc.

 

Estimular o pagamento antecipado

 

Estimular o pagamento à vista é sinônimo de garantir um bom fluxo de caixa e baixa inadimplência, oferecendo vantagens aos clientes que estão dispostos a pagar antecipadamente pelo serviço ou produto comprado é uma boa maneira de fidelizar clientes e manter uma boa imagem no mercado.

 

Gerenciar o seu estoque

 

Com o controle eficiente do estoque facilita o balanço periódico, gastos com a armazenagem dos produtos são conhecidos, evitando assim conflito no contas a pagar e receber, por exemplo mercadorias paradas há muito tempo e sem registro. 

 

O bom gerenciamento de estoque acata a liberação de mercadorias por ordem de compra, evitando problemas como o citado acima, além de perda da validade quanto para dirimir as falhas no controle de contas a pagar e receber.

 

Investir em tecnologia

 

Investir em tecnologia que otimiza os processos é a melhor maneira de evitar a perda de produtividade da empresa, colocando em prática todas as dicas para um bom fluxo dinâmico de informações. 

 

Quanto maior o trabalho manual, mais sujeito a erros ele está, com o Bankmanager é possível automatizar o controle e centralizar todos os dados financeiros em apenas uma plataforma! Para entender mais sobre o produto agende uma demonstração com nossos especialistas!